Kehittämistyössä on tärkeää pysähtyä nykytilan arvioinnin äärelle ja tarkastella sitä kautta kehittämisen tarpeita ja suuntaa. Arviointi perustuu aina peilaamiseen tiettyihin mittareihin tai samankaltaisuuden vertailuun.
KARKKI-hankkeen Osaamisen kehittämisen työpaketissa (TP7) on kehitetty kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyvien ulottuvuuksien kypsyystason mittausta ja arvioinnin tapoja vertaiskehittämisen keinoin. Kypsyystason mittauksen pohjalla on käytetty Parasta Digitukea -hankkeen kypsyystasomallia, jota on KARKKI-työskentelyssä jatkokehitetty. Maaliskuussa 2023 päästiin pilotoimaan kypsyystasomallia oppilaitoksille suunnatuissa vertaisoppimisen työpajoissa.
Kypsyystason arvioinnit vertaisoppimisen keinoin -työpajojen teemat mukailivat KARKKI-hankkeen työpakettien teemoja: 1) Johtaminen ja ihmiset, 2) Toiminta ja laatu, 3) Hallinta, 4) Tekniikka + 5) yhteenveto/kertausosuus. Työpajat (5*1,5h) toteutettiin etätoteutuksena kahden viikon aikana. Osaamisen kehittymisen näkökulmasta oppilaitokselle oli hyödyllisintä osallistua kaikkiin työpajoihin. Suuri osa organisaatoista sitoutuikin prosessiin kokonaisuudessaan, vaikka osallistujat saattoivat organisaation sisällä vaihdella teeman mukaan.
Työpajoissa oppilaitoksilla oli mahdollisuus vahvistaa omaa osaamista ja ymmärrystä kokonaisarkkitehtuurityön eri osa-alueista. Samalla KARKKI-hanke pystyi pilotoimaan vertaisoppimisen menetelmää kaikkien yhteiseksi hyödyksi. Hienoa oli, että määrällisesti työpajaprosessin osallistujatavoitteet ylitettiin. Viiteen työpajaan tuli osallistujia yhteensä 133. Eri henkilöitä prosessiin osallistui 45 ja osallistujat olivat 13:sta eri organisaatioista.
Työpajoja fasilitoi KARKKI-hankkeen pääarkkitehti Jarno Koppala Codemen Oy:stä. Työpajojen suunnittelusta ja toteutuksesta vastasivat Koppalan lisäksi Mirva Julkunen ja Marko Sookari WinNovasta. Työpajojen ohjelma sisälsi esittelyn ja pohjustuksen työpajaan, organisaatiokohtaisen työskentelyn kypsyystasoarvioinnin tekemiseksi, vertaisoppimisen ryhmissä organisaatioiden välisen kypsyystasomallin tarkastelun kautta sekä yhteenvedon työpajan sisällöistä.
Kuva: Kypsyystasomallin vertaisoppimisprosessin suunnittelu ja toteutus:
Jarno Koppala, Codeman Oy sekä Mirva Julkunen ja Marko Sookari, Länsirannikon koulutus Oy WinNova
Kypsyystasomalli, työpajojen tavoitteet ja tulokset
Kypsyystasomallin tavoitteena on toimia koulutuksen järjestäjien välineenä, jonka avulla he voivat itsearvioida ja mitata yhteentoimivuuden kehittämiseen tarvittavia kyvykkyyksiä sekä käynnistää siihen liittyvää kehitystyötä.
Vertaisoppimisen työpajaprosessin tavoitteina oli vahvistaa osallistujien ja organisaatioiden osaamista ja ymmärrystä kokonaisarkkitehtuurityöstä, vertaisoppia yhteentoimivuudesta ja kyvykkyyksien arvioimisesta, tehdä organisaatiokohtainen kypsyystasoarvio vertaisoppimalla, testata kypsyystasotyökalun toimivuutta sekä kerätä palautetta kypsyystasomallista.
Työpajoissa organisaatiot arvioivat ulottuvuuksien kautta omaa kypsyystasoaan. Ohessa aineistoa, jossa tasoväittämät ja vastausten keskiarvot (linkki).
Seuraavassa teemoiteltuna kypsyystasomalliin ja arviointiprosessiin liittyviä huomioita, joita työpajan kautta saatiin.
Vastaajat ja vastaaminen
Hyvän ja kattavan arviointiprosessin saavuttamiseksi tarvitaan riittävästi eri henkilöitä vastaamaan sekä vastuulliset teemojen asiantuntijat tekemään arvioita. Johdon läsnäolo on erityisen tärkeää, jossain määrin myös sidosryhmien ja asiakkaiden mukaan ottaminen arviointiin tärkeäksi. Erilaisten toimijoiden yhteistyö on avain arvioinnin tekemisessä. Arviointiin tulee varata riittävästi aikaa ja sitä on hyvä tehdä prosessin omaisesti sekä kokonaisuutta tarkastellen.
Osaamisen kehittyminen ja vertaisoppiminen
Kypsyystasomalli koettiin organisaatiolle hyödylliseksi työkaluksi, joka auttoi hahmottamaan kehittämistarpeita ja lisäsi ymmärrystä yhteentoimivuuksista sekä kokonaisarkkitehtuurityöstä. Malli koettiin myös hyväksi työkaluksi organisaation sisäiseen keskusteluun tavoitteista ja linjauksista. Vertaisoppimisen avulla päästiin peilaamaan omaa organisaatiota suhteessa muiden tekemiseen ja kokemuksiin. Vertaisoppiminen mahdollisti verkostoitumista ja auttoi hyvien käytänteiden löytämisessä.
Tasoväittämät
Jokainen kypsyystasomallin arviointikohde piti sisällään viisi tasoväittämää. Tasoväittämiin tehty kommentointi ja perustelut olivat tärkeä osuus arvioinnissa, sillä ne syvensivät ymmärrystä. Selkeät tasoväittämät ja arviointikriteerit ovat avainasemassa arvioinnin onnistumisessa. Vaikka väittämät olivat monitulkintaisia, eri tasot löytyivät melko hyvin. Tasoväittämien termit sekä kumulatiivisuus kaipaavat vielä selkiyttämistä. Tavoitetasojen asettaminen voisi tukea organisaatioita oman kehittämistyön suuntaamisessa ja antaisi linjaa valtakunnallisista tavoitteista. Organisaation tavoitetason määritteleminen voi olla alku vaiheessa haastava. Tasoväittämien päivittäminen aika ajoin on myös tärkeää, jotta voidaan huomioida toimintaympäristöjen muutokset.
Organisaation koko
Organisaatioiden välillä on suuria kokoeroja, joten koon mukana tulevat käytänteet, roolit, vastuunjako ja prosessit vaikuttavat luonnollisesti organisaatiokulttuuriin. Organisaation koolla ei toisaalta pitäisi olla merkitystä arkkitehtuuriosaamisen suhteen. Pienissä organisaatioissa osaaminen keskittyy pienemmälle joukolle ja isommissa tulisi olla laajemmalla joukolla arkkitehtuurityöhön liittyvää osaamista ja ymmärrystä. Arkkitehtuuriosaamisen puutteet voivat vaikuttaa tiedonhallintaan ja sen kehittämiseen.
Huomioita työkalusta
Osallistujat kokivat työkalun ja prosessin soveltuvaksi oman toimintansa kehittämiseen. Kypsyystasomalli auttaa yhteisen ymmärryksen luomisessa ja toimii hyvänä työkaluna tulevaisuuden suunnittelussa. Malli koettiin myös kevyemmäksi kuin aiemmat kypsyystasomallit, joten sen käyttö oli melko vaivatonta ja helppoa. Yhtenäinen malli mahdollistaa myös samojen käsitteiden käytön kehittämistyön toteuttamisessa.
Huomioita arvioinnista
Organisaatiossa on tarve kehittää prosessien välisiä yhteyksiä ja dokumentointia. Kypsyystason ulottuvuuksien tarkastelu kokonaisuutena auttaa tunnistamaan organisaatioiden moninaiset kehittämislinjat ja yksittäiset tarpeet saadaan saman arviointikokonaisuuden alle. Kokonaiskuvan muodostaminen helpottaa yhteistä ymmärrystä. Keskustelua käytiin myös siitä, että kypsyystaso ei koskaan ole staattinen vaan se on jatkuvasti elävä ja muuttuva suhteessa toimintaympäristön muutoksiin.
Mitä seuraavaksi
Oppilaitoksia kannustettiin yhteenvetotyöpajassa ottamaan rohkeasti kypsyystasomallin työkalu oppilaitoksen omaan käyttöön: ”Hyödyntäkää mallia, kerätkää sopivat asiantuntijat koolle, tarkastelkaa, oppikaa ja arvioikaa yhdessä!”. Parhaimman hyödyn työkalusta saa, jos oppilaitoksissa työkalun käyttö jatkuu vertaisoppimisprosessin jälkeen.
Vertaisoppimisprosessin aikana tehty organisaatiokohtainen kooste-Excel on toimitettu jokaiselle oppilaitokselle. Työkalua voi paikallisesti myös soveltaa oman organisaation tarpeisiin sopivaksi. Vertaisten arvioinnit löytyvät edelleen KARKKI-hankkeen teams-työtilasta, joten myös niitä voi hyödyntää oman organisaation tilanteen peilaamisessa.
Kypsyystasontyökalun kehittämistyö jatkuu edelleen KARKKI-hankkeen TP7 osaamisen kehittäminen – työpaketissa. Jatkokehittämisessä huomioidaan vertaisoppimisprosessin kautta tulleita kommentteja ja toiveita. Lisäksi arvioidaan mahdollisuuksia luoda Excel-työkalun lisäksi erillinen ”kysely”-työkalu, jota voitaisiin valtakunnallisesti hyödyntää laajemman yleiskuvan saamiseksi sekä tulevaisuuden verkostotoiminnan työkaluksi.
Kypsyystasomallin ja vertaisoppimiseen liittyvä työpajaprosessi oli onnistunut kokonaisuus, jonka pohjalta saatiin arvokasta tietoa arviointityökalun jatkokehittämiseen valtakunnalliseksi työkaluksi ja ennen kaikkea prosessin aikana mahdollistettiin osallistujien osaamisen ja ymmärryksen vahvistamista. Yhteistyö oli tässäkin prosessissa avain asemassa, niin työkalun kehittämisessä kuin työpajatyöskentelyssä.
Kiitokset kaikille kypsyystason ja vertaisoppimisen prosessiin tähän mennessä osallistuneille!
Kirjoittajat: Mirva Julkunen ja Marko Sookari, Länsirannikon koulutus Oy WinNova