KARKKI toiminta-arkkitehtuurityöpaketissa on edetty prosessien kuvaamisesta prosessien välisen vuorovaikutuskaavioiden kuvaamisen työvaiheeseen. Vuorovaikutuskuvaamisen perusteet sekä aloitus työlle tehtiin helmikuun lähipäivän työpajassa, jotta mallintamiselle saatiin yhteinen ymmärrys helpommin muodostettua. Vuorovaikutuskuvausten työstämistä lähestyttiin ensin arkkitehtuurin teoriatasolla mitä kuvaan ja miten kuvataan. Muutamilla perusperiaatteilla lähdettiin liikkeelle ja saatiin työpajan päätteeksi ensimmäinen luonnosversio hakeutumisen prosessin vuorovaikutuskaaviosta. Vuorovaikutuskuvausten tuottaminen tässä kohtaa oli melko suoraviivaista, koska tuotettu prosessikuvaus oli kaikilla tuoreessa muistissa.
Prosessien välisessä vuorovaikutuskaaviossa kuvataan kuvaustekstin muodossa hyödyntäen yhteisiä käsitteitä siirtyvistä tiedoista ja tämän lisäksi tietovirtayhteyteen kiinnitettään tunnistettuja tietoryhmäelementtejä. Tietoryhmäelementtien kiinnittäminen tietovirtayhteyteen auttaa muodostamaan KARKKI viitearkkitehtuurin tietomallin. Tietomallista voidaan tuottaa myöhemmin vaikkapa raportti, joka ilmentää missä kaikissa kuvauksissa jotain tiettyä tietoryhmää on hyödynnetty. Prosessien välisessä vuorovaikutuskuvausten yhteydessä on mahdollista tunnistaa sellaisia tietoryhmiä tietoarkkitehtuuriin työpaketista, joita ei ole kiinnitetty tietomallin tietovirtayhteyteen tai sitten vastaavasti voidaan huomata ovatko kaikki tietoryhmät tunnistettu prosessin tietojen hyödyntämisen ja tuottamisen näkökulmasta. Vuorovaikutuskaavioiden kuvaamisessa mallinnetaan Oppijan polun -prosessit sekä tunnistetaan prosessien yhteen toimivuus toiminta- ja tietoarkkitehtuurin näkökulmasta tarkasteltuna.
Helmikuun työpajasta opittiin, että tietoryhmäelementtien kiinnittämiseksi tietovirtaan tulee ymmärtää syvällisemmin tietoarkkitehtuurityöpaketin tuotokset. Tämän jälkeen työpaketin vetäjällä Pirjo Westerholmilla heräsi ajatus saada asiantuntijaymmärrystä myös tietoarkkitehtuurityöpaketin osallistujilta ja näin ollen perustettiin uudet yhteistyöryhmät prosessien välisen vuorovaikutuskaavioiden työstämiseen. Työ on lähtenyt erittäin mallikkaasti liikkeelle, ja tuotoksia onkin syntynyt jo kattavasti. Viitearkkitehtuurityön vuorovaikutuskaavioita on aloitettu kuvaamaan keskeisten prosessien kuten hakeutuminen ja henkilökohtaistamisen prosessien osalta ja vuorovaikutuskaavioita on tarkoitus kuvata aina ydinprosessien tasolle saakka. Näin saadaan muodostettua ylätason kuvauksista porautuen yksittäisiin prosessikuvauksien lähestymismalli, joka parantaa KARKKI tuotosten ymmärrettävyyttä.
KARKKI toiminta-arkkitehtuurin kokonaisuudessa talven aikana tuotetuista prosessikuvauksista on kulunut muutamia kuukausia aikaa ja nyt vuorovaikutuskuvauksien tehdessä jo tehtyihin prosessikuvaustuotoksiin on syntynyt tuotettujen kuvausten kyseenalaistamista sekä tunnistettu prosessikuvauksien yksinkertaistamisen tarvetta. Vuorovaikutuskaavioita tekemällä on myös saatu yhdenmukaistettua prosessien kuvauksia sekä käsitteistöä. Usein arkkitehtuurissa paras tapa iteroida tuotosten laatua on hyödyntää ja käyttää itse tuotettuja kuvauksia. Näin tekemällä voidaan huomata ja ymmärtää toimivatko tuotetut kuvaukset sekä havaita mahdolliset muutostarpeet. Vuorovaikutuskuvauksien työstämisessä erityisesti korostuvat tuotettujen prosessi- ja palvelukuvaustyön tekstit, jotta voidaan ymmärtää oikein rajauksin mitä KARKKI viitearkkitehtuurin prosessilla tarkoitetaan ja miten prosessi toimii.
Työ prosessien välisen vuorovaikutuskaavioiden kuvaamiseen on siis aloitettu vauhdikkaasti ja työtä jatketaan edelleen kesälomien alkuun saakka. Työpaketissa aloittaneet uudet asiantuntijat ovat tuoneet työryhmään valtavasti lisää osaamista, joka on mahdollistanut useiden kuvauksien paremman luettavuuteen. Edelleen olemme jatkaneet tuotosten ristiin katselmointeja työpakettien välillä ja tapaamisten avulla kuvauksia on pystytty paremmin tuomaan kommenteille sekä parantamaan työpakettien välistä vuorovaikutusta.
Kuva: Oppijan polku – ylätason prosessikuva (työversio)
Kirjoittaja: Jarno Koppala, KARKKI-hankkeen pääarkkitehti, Codemen Oy