KARKKI-hankkeen työpaketissa 3, Toiminta- ja palveluarkkitehtuuri, on syksyn aikana työskennelty ahkerasti ammatillisen koulutuksen viitearkkitehtuurin palveluiden ja prossien kuvaamisen eteen. Business College Helsingin projektipäällikön Pirjo Westerholmin luotsaamassa työpaketissa yhteiset viikkopalaverit ovat rytmittäneet tekemistä ja laittaneet siihen vauhtia. Viikkopalavereiden välissä joukko ammatillisen koulutuksen asiantuntijoita eri puolilta Suomea on pienemmissä ryhmissä määritellyt oppijan polun palveluita, palveluita tuottavia prosesseja sekä toimijoita.
Hyppäsin itse mukaan vauhdissa olleeseen hankkeeseen aloittaessani lokakuun alussa tietojohtamisen ja digitalisaation hankkeiden projektipäällikkönä Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymällä Saimaan Ammattiopisto Sampossa. Kuten monella muullakin tässä hankkeessa mukana olevalla asiantuntijalla omaan työsarkaan kuuluu KARKKI-hankkeen lisäksi muita samoihin teemoihin liittyvää OKM rahoittamia verkostohankkeita, minulla Tietojohtamisen kehittäminen-hanke sekä Digiosaava.fi -hanke. Työpaketteja ja kokouksia siis riittää kalentereissa. Kokonaisarkkitehtuuri ja viitearkkitehtuuri ovat olleet itselleni aiemmin vieraampaa aihealuetta. TP3 toteutustavan ansiosta oli mukaan kuitenkin helppo päästä. Olen saanut myös kunnian toimia palveluita sekä prosesseja työstävän pienryhmän koollekutsujana. Huolimatta osallistuneiden asiantuntijoiden monista hankkeista monine työpaketteineen ja muine työkiireineen, pienryhmän aktiivisen joukon kanssa on saatu sovittua nopeallakin tahdilla Teams-tapaamiset lähes viikoittain.
Tarkoituksenmukainen prosessien ja palveluiden kuvaustaso viitearkkitehtuuriin
Kaikille ammatillisen koulutuksen järjestäjille sovellettavaksi sopivan viitearkkitehtuurin kuvaaminen ei ole, eikä saa ollakaan, läpihuutojuttu. Millainen olisikaan ammatillisen oppilaitoksen perikuva toimintoineen ja opiskelijan oppimispolun varrella tapahtuvine asioineen, jos siitä voisi vain ottaa läpivalaisevan magneettikuvan?
Pienryhmissä on käyty virtuaalisesti vilkasta keskustelua, jaettu tietoa omien oppilaitosten prosesseista ja toimintamalleista, benchmarkattu mm. muita arkkitehtuureja sekä lakia ammatillisesta koulutuksesta. Miten yksityiskohtainen palveluiden ja prosessien kuvaustaso on tarpeeksi, mutta ei liikaa, jotta se antaisi lisäarvoa, olisi sovellettavissa oppilaitoksen oman arkkitehtuurin luomiseen, toimisi kehittämisen tukena jne.? Aiheen ympärillä on pyörinyt monia kysymyksiä ja työssä on menty välillä eteen ja välillä taaksepäin. Välillä on ollut hyvä palauttaa mieleen hankkeen ja arkkitehtuurityön tavoitteet sekä muiden työpakettien tuotokset, jotta eri työpakettien tuottamat palaset toimivat lopulta yhteen, että käsitteet ovat yhteisiä ja että noudatetaan esim. TP2 määriteltyjä ja ohjausryhmän hyväksymiä arkkitehtuuriperiaatteita jne. Yhteistyön merkitys muiden työpakettien kanssa kasvaa hankkeen edetessä ja sitä tullaan keväällä lisäämään.
Oppijan polun palveluiden tunnistamisesta prosessien määrittelyyn ja prosessialueiden kuvauksiin
Hankkeessa tuotettavan viitearkkitehtuurin näkökulmaksi on valikoitunut oppijakeskeisyys. TP 3 tehtiin syksyllä oppijan polun palveluiden määrittelyä. Oppijaan epäsuorasti vaikuttavat järjestämisen edellytyksinä oppilaitoksissa taustalla toteutettavat ja näkökulman kannalta tarkoituksenmukaiset palvelut sekä prosessit on pidetty kokonaiskuvan tarkastelussa omana osionaan. Tehtyä palvelukarttaa käytettiin pohjana prosessien määrittelyssä, kun mietitään millä prosesseilla palvelut tuotetaan. Kiitos hankkeen pääarkkitehdin Codemen Oy:n Jarno Koppalan ohjauksen, työ on edennyt arkkitehtuurityötä ennestään tuntemattomiltakin ansiokkaasti. Ennen joulua voitiin olla tyytyväisiä hakeutumisen prosessialueen kuvaukseen, joka mielestämme nostaa tarkoituksenmukaisella tavalla esille ammatillisen koulutuksen erityispiirteitä mm. monet koulutukseen hakeutumisen reitit (kuva alla).
Hakeutumisen prosessialue
Tekeminen on ollut palveluita ja prosesseja tunnistaneessa pienryhmässä innostunutta ja innostavaa, lievistä epätoivon sormi suussa hetkistä sekä erilaisista näkökulmistakin huolimatta. Keskustelut ovat olleet hedelmällisiä, on jouduttu perustelemaan, toisinaan useampaan kertaan, miksi jokin palvelu tai prosessi kuuluu tai ei kuuluu joukkoon vai kuuluuko jonkun toisen prosessin tai palvelun sisään vai onko edes palvelu tai prosessi lainkaan, miten suhteutuu viitearkkitehtuuriin ja valittuun kuvaustasoon, onko liian yksityiskohtainen vai ylimalkainen, onko pelkästään organisaatiokohtainen vai kaikille yhteinen. Ryhmässä on kyseenalaistettu, opittu ja saatu oivalluksia. Pienryhmien työskentelyä on helpottanut se, että pohdintojen tulokset on kuvannettu saman tien, kiitos QPR osaajat Hannu Mansikka ja Antti Jääskeläinen. Kuvaajilta on vaadittu kärsivällisyyttä ja tulkintataitoja, kun keskustelu on soutanut, huovannut ja poukkoillut edestakaisin.
Moniulotteinen kuvattava haastaa ja innostaa intensiiviseen yhteiskehittämiseen
Ajan käyttäminen yhteisen näkemyksen muodostamiseen on koettu merkityksellisenä. Pienryhmässä on saatettu käydä kaksi tuntia intensiivistä keskustelua ja silti aika tuntunut loppuvan kesken. Osallistujien sitoutuneisuudesta sekä kiinnostuksesta aiheeseen kertonee paitsi se, että on osallistuttu aktiivisesti verkkokokouksiin, mutta myös intohimo, jolla näkemyksiä toisinaan käydään – aihe huomioon ottaen (ei olisi aiemmin tullut mieleen yhdistää viitearkkitehtuuria ja intohimoa samaan lauseeseen).
Olemme tekemässä viitearkkitehtuuria kaikkien ammatillisen koulutuksen järjestäjien käyttöön, joten erilaisten näkökulmien sovittaminen yhdeksi, kaikille sopivan tason kokonaisuudeksi, on lopputuloksen hyödynnettävyyden kannalta olennaista. Ammatillinen koulutus sisältää erityispiirteitä ja järjestävien oppilaitosten joukko on monimuotoista, joten yhden viitearkkitehtuurikuvauksen laatiminen on todettu monessa kohtaa haasteelliseksi. Miten ja missä määrin viitearkkitehtuurissa huomioidaan tutkintokoulutuksen lisäksi mm. erilaiset lyhyet koulutukset, oppisopimukset, tilauskoulutukset, vientikoulutukset? Paljon kysymyksiä.
Viikkopalaverit ja pienryhmät – Toimii!
Viikkopalavereissa pienryhmien aikaansaannokset on esitelty lyhyesti koko työpaketille ja käyty niistä keskustelua laajemmalla joukolla. Käytäntö on ollut arvokasta työn edistymisen kannalta. Palavereissa on saatu uusia oivalluksia, havaittu puutteita ja pienryhmän edustajat ovat joutuneet pohtimaan sekä perustelemaan uudestaan miksi johonkin ratkaisuun on päädytty. Toimintatapa mahdollistaa pienryhmää laajemman ja tuoreet näkökulmat kuvaan sekä sen jatkojalostamisen saman tien. Ennen joulua toimintatavat todettiin yhteisesti varsin hyviksi, kiitos Pirjon.
Työpaketin 3 toteutus onkin mielestäni hyvä esimerkki onnistuneesta yhteiskehittämisestä, jossa ryhmäläisillä on sama suunta, yhteinen tahtotila ja luottamusta, jotta keskustelu on avointa sekä työskentely aktiivista. Pienryhmässä on uskallettu olla eri mieltä sekä käydä rakentavaa keskustelua, kysyä, jos ei ymmärretä ja välillä keventääkin. Jokainen osallistuu omien resurssiensa mukaan ja kaikkien työpanos on arvokasta aktiivisuuden tasosta riippumatta. Olen ollut mukana monissa kehittämishankkeissa ja työskentely verkostoissa sekä erilaisissa tiimeissä on tuttua ja varmasti meille monelle asiantuntijatyötä tekevälle normaali työskentelytapa tänä päivänä. KARKKI-hankkeesta ja erityisesti tästä työpaketista jää itselle ehdottomasti positiivinen muistijälki.
Työ piirustuslaudalla jatkuu
Matkalla ollaan kohti tavoitteena olevaa arkkitehtuuria ja vielä tarvitaan lisää mm. prosessialueiden kuvauksia. Nyt on opittu ensimmäisestä kuvauksesta ja saatu taso määriteltyä – ei liian yksityiskohtainen, vaan sopiva. Jatkossa sujunee kuin itsestään samoilla suuntaviivoilla…
TP3 asiantuntevan joukon puolesta,
Menestyksellistä ja kehittävää tulevaisuutta!
Kirjoittaja: Jaana Lauhkonen, Projektipäällikkö, Saimaan Ammattiopisto Sampo